Ringkasan Inovasi
Memperoleh pelayanan pengurusan dokumen administrasi kependudukan merupakan hak setiap warga negara untuk menjamin identitas dan legalitas kependudukannya. Namun masih ada penduduk yang belum bisa mendapatkan dokumen kependudukan karena terkendala dengan Jarak tempuh, Pembiayaan dan pekerjaan mereka. Sehingga mereka tidak bisa mengurus dokumen kependudukan karena harus bekerja mencari nafkah bagi keluarganya dan jarak tempuh dari distrik menuju ke dinas kependudukan membutuhkan waktu yang cukup lama dengan jarak yang jauh dan juga adanya biaya transportasi.
Jarak yang jauh ke tempat pelayanan bagi masyarakat yang kurang mampu juga menjadi hambatan karena harus mengeluarkan biaya untuk transportasinya, belum lagi waktu penyelesaian yang lama membuat warga enggan untuk mengurus dokumen kependudukan seperti KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Akta Kematian, Akta Perkawinan dan Kartu Identitas Anak.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil berusaha melakukan sebuah terobosan dalam pelayanan melalui inovasi PASUTRI (Pelayanan Langsung Terima), memberikan pelayanan pembuatan dokumen kependudukan dalam waktu 15 menit dokumen langsung diterima, jika tidak terjadi gangguan jaringan. Untuk mengurus segala bentuk dokumen kependudukan mulai dari pengurusan Kartu Keluarga, KTP-el, Perekaman KTP-el, Perekaman KIA, Kartu Identitas Anak, Akta Kelahiran, Akta Kematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Pelayanan ini sesuai dengan Nawa Cita Presiden Bapak Joko Widodo yaitu Negara hadir ditengah-tengah masyarakat untuk memberikan perlindungan dan melayani warganya. Inovasi ini memberikan pelayanan pembuatan dokumen kependudukan secara mudah, cepat dan tanpa biaya alias Gratis.
Pelayanan dengan inovasi PASUTRI dilaksanakan secara terjadwal pada kegiatan jebol (jemput bola) PASUTRI yang dilaksanakan pada 9 Distrik dan juga pelayanan ini dilaksanakan di kantor pada setiap hari kerja juga dilaksanakan apabila ada permintaan dari orang cacat atau sakit yang tidak bisa ke kantor, akan kami datangi dan dilayani. Dengan dukungan teknologi informasi berupa peralatan, sistem aplikasi dan jaringan sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian dokumen, beberapa dokumen dalam waktu15 menit jadi, seperti mengurus akta kelahiran, maka yang akan diperoleh yaitu kartu keluarga, Akta Kelahiran, dan KIA anak, dan juga mengurus Pencatatan Sipil, cukup membawa dokumen yang menjadi syarat pelayanan, maka dalam waktu 15 menit akan diperoleh, Akta Perkawinan, Kartu Keluarga, KTP-el suami dan isteri.
LATAR BELAKANG
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten manokwari adalah salah satu Lembaga dinas teknis daerah yang merupakan unsur pendukung tugas Bupati dibidang pelayanan publik. Dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kabupaten Manokwari mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan publik dalam bidang urusan administrasi kependudukan dengan melayani penduduk, dengan didukung oleh 24 pegawai negeri sipil, 11 honorer dan sarana prasarana pendukung teknologi informasi dan sistem jaringan data pelayanan.
Dalam penyelenggaraan pelayanan dokumen kependudukan kepada masyarakat masih terdapat banyak kendala karena pengurusan dokumen yang berbelit-belit, masyarakat harus mengantri dengan waktu yang lama dan menerima dokumen kependudukan masyarakat harus menunggu 2 sampai 3 hari hanya untuk 1 dokumen,jarak tempuh dari distrik ke kantor jauh dan membutuhkan biaya yang besar kalau mereka bolak-balik untuk mengurus data kependudukan, dan adanya masukan dari peserta forum konsultasi publik terhadap waktu pelayanan dinas, serta adanya complain dari masyarakat terhadap pelayanan dinas. Pelayanan Langsung terima sudah kami laksanakan di lapangan dari awal tahun 2020 dan tahun 2021 bulan Juni kami terapkan Pasutri dalam pelayanan setiap hari dikantor hingga saat ini.
KONDISI AWAL SEBELUM IMPLEMENTASI
Pada bulan Januari tahun 2020 mulai dilaksanakannya Inovasi Pelayanan Langsung Terima di Distrik Sidey namun hanya berlangsung 1 minggu saja karena covid 19 yang melanda Indonesia dan dampaknya sangat terasa bagi dinas kependudukan dan pencatatan sipil karena komunikasi yang sangat terbatas dalam melaksanakan pelayanan dan fasilitas yang kurang memadai sehingga memicu banyak sekali keluhan-keluhan dari masyarakat terhadap pelayanan dokumen kependudukan.
TUJUAN DAN KELOMPOK SASAR MASYARAKAT
Berangkat dari latar belakang tersebut, INOVASI PELAYANAN LANGSUNG TERIMA digagas pada bulan Januari tahun 2020 dan tahun 2021 bulan agustus diterapkan kembali pada pelayanan di distrik Masni. Inovasi ini dibuat bertujuan untuk menangani masalah lambatnya pelayanan dokumen kependudukan bagi masyarakat. Dengan dibuatnya inovasi ini masyarakat dapat menerima semua dokumen kependudukan mulai dari Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk (KTP-el), Akta Kelahiran dan Kartu Identitas Anak, Akta Perkawinan dan Akta Kematian hanya dalam waktu 15 menit. Hal ini sangat berdampak positif karena capaian dokumen kependudukan meningkat, masyarakat sangat puas dengan pelayanan ini, sehingga menghemat waktu, pengaduan masyarakat menurun, tidak terjadi kepadatan masyarakat di kantor dan pegawai lebih nyaman dalam bekerja karena tidak ada penumpukan pekerjaan.
KEBARUAN/NILAI TAMBAH
Keunikan dari Inovasi Pelayanan Langsung Terima (PASUTRI) adalah pelayanan yang awalnya dilaksanakan masing-masing bidang sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Melalui inovasi ini, 3 bidang (bidang pendaftaran penduduk, bidang pencatatan sipil dan bidang pelayanan informasi administasi kependudukan) bekerja sama dan berkolaborasi dalam penyelesaian dokumen kependudukan. Manfaat inovasi pelayanan langsung terima adalah sebagai berikut:
- Sistem 1 loket mampu menyelesaikan semua dokumen kependudukan dalam waktu 15 menit.
- Inovasi Pasutri dapat dirasakan oleh masyarakat asli di kampung-kampung.
- Dapat meminimalisir calo karena semua dokumen tidak membutuhkan watu yang lama.
- Pengurusan dokumen gratis, tidak dipungut biaya.
IMPLEMENTASI INOVASI
Inovasi pelayanan langsung terima mulai diimplementasikan pada awal maret tahun 2020 di distrik Sidey tetapi hanya berlangsung 1 minggu karena covid 19 yang terjadi pada saat itu. Kemudian kami mulai menjalankan inovasi pasutri ini pada bulan agustus tahun 2021 di Distrik Masni. Kemudian kami mulai menerapkan inovasi pasutri ini di kantor mulai tahun 2021 sampai dengan sekarang. Kemudian pada tahun 2022 kami melaksanakan inovasi pasutri ini di gereja-gereja,
Melalui inovasi pasutri ini, jumlah penduduk di Kabupaten Manokwari 200.924 ribu jiwa, Wajib KTP 139.539 jiwa, capaian rekam KTP mencapai 88.09%, kepemilikan akta Kelahiran 50.757 jiwa atau mencapai 77,65%
Signifikansi (Dampak Inovasi)
Program pelayanan langsung terima (pasutri) yang dilaksanakan mulai bulan Januari tahun 2020 dan masih berjalan sampai dengan sekarang.
| No | Tahun | Jumlah penduduk | KTP | KIA | Kematian | Akta lahir | Akta perkawinan |
| 1 | 2020 | 192.123 | 128.868 | 12.453 | 2.190 | 41.230 | 20.014 |
| 2 | 2021 | 192.427 | 134.437 | 13.191 | 3.419 | 49.661 | 30.385 |
| 3 | 2022 | 200.924 | 139.539 | 25.678 | 4.295 | 50.575 | 30.496 |
Pelayanan dokumen kependudukan mengalami peningkatan yang sangat luar biasa dan dapat dilihat dari antusias masyarakat yang datang untuk mengurus dokumen kependudukan di lapangan maupun dikantor.
Hasil dari pelaksanaan inovasi ini diantaranya adalah :
1.Cakupan kepemilikan dokumen kependudukan meningkat. Setiap pelayanan tak kurang 100 – 150 dokumen kependudukan berhasil dibuat.
2.Terbangunnya database kependudukan di Manokwari yang valid dan up to date. Sistem pelayanan yang akan membuat database kependudukan semakin akurat.
3.Semakin banyak warga yang memanfaatkan pelayanan inovasi ini karena dapat mengurus dokumen kependudukan dalam waktu yang cepat.
4.Kepercayaan maupun kepuasan masyarakat terhadap Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil maupun Pemerintah Kab. Manokwari meningkat karena dapat mengurus dokumen kependudukan dengan lebih mudah, cepat dan tanpa biaya alias gratis.
5.Meningkatnya kesadaran warga masyarakat dalam memiliki dokumen kependudukan. Dalam setiap pelayanan jebol PASUTRI juga dimanfaatkan sebagai sarana sosialisasi, penyuluhan akan pentingnya dokumen kependudukan
Metode Untuk Mengukur Dampak Inovasi
Untuk menjaga keberlanjutan dan kualitas inovasi PELAYANAN LANGSUNG TERIMA (PASUTRI) dilakukan penilaian melalui evaluasi kinerja. Evaluasi ini dilakukan setiap bulan dalam rapat kerja secara internal. Setiap bidang memberikan laporan, saran/masukan agar setiap pelayanan yang dilaksanakan di kantor maupun dilapangan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan, kepuasan masyarakat dan juga kami sebagai pelaksana kegiatan. Dan juga sesuai dengan data dirjen dukcapil tahun 2020 secara nasional jumlah perekaman dan kepemilikan KTP dan KIA masih dibawah standar nasional, oleh karena itu melalui inovasi ini kami berusaha agar peningkatan kepemilikan dokumen kependudukan terus meningkat.
Replikasi
Inovasi Pelayanan Langsung terima (Pasutri) ini belum pernah di replikasi oleh dinas DukCapil yang ada di Provinsi Papua Barat namun, Inovasi ini bisa di adopsi oleh dinas dukcapil kabupaten lain apabila mereka bersedia untuk melakukan replikasi inovasi ini.
Sumber Daya
Program inovasi PASUTRI (Pelayanan Langsung Terima), yang merupakan pelayanan yang sudah memiliki dukungan penganggaran yang akan menjamin keberlanjutan kegiatannya. Dimulai dari Maret tahun 2020, dijalankan sampai dengan sekarang dan masih akan terus berjalan di tahun-tahun mendatang. Dengan mendapat dukungan dana dari APBD Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Manokwari.
Sumber daya manusia meliputi ide/gagasan ASN Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Manokwari. Jumlah SDM yang terlibat dalam inovasi ini berjumlah 32 orang.
Kami juga bekerjasama dengan kepala Distrik, Kepala Sekolah, Lurah, Pendeta dan RT/RW agar Inovasi ini tetap berjalan dengan baik.
Strategi Keberlanjutan
Strategi terpenting dalam menjaga keberlanjutan inovasi antara lain:
- Strategi institusional yang bedasar pada aturan agar penyelenggaraan pelayanan public dapat berjalan dengan baik. Strategi ini mengacu pada Undang-Undang 25 tahun 2009 tentang pelayanan public pasal 8 ayat 2 yang meliputi pelaksanaan pelayanan, pengelolaan pengaduan masyarakat, pengelolaan informasi, pengawasan internal, penyuluhan kepada masyarakat dan pelayanan konsultasi.
- Strategi social dilakukan agar pelayanan kepada masyarakat dapat dilakukan secara optimal dengan melibatkan pemangku kepentingan agar kesuksesan pelaksanaan inovasi dapat terus berjalan dengan baik. Pemangku kepentingan antara lain:
- Bupati Manokwari sebagai inisiator dan menetapkan kebijakan yang berorientasi pada pelayanan yang mendekat kepada warga dengan sistem jemput bola dan pelayanan yang cepat.
- DPRD memberikan dukungan politis penganggaran dan penyaluran aspirasi masyarakat. Melihat kemanfaatan dan antusiasme masyarakat dalam mengurus dokumen kependudukan.
- Distrik membantu PASUTRI (Pelayanan langsung terima) melalui penyediaan Aula atau Balai kampung untuk pelayanan